会社でお花見の幹事を任された!案内状や挨拶はどうすればいい?!

会社のお花見の幹事を任されてしまった!

初めてだとこれってかなりプレッシャーですよね。
何から手を付けて良いのやら・・・わからない!!

そんなお困りのあなたに必見です。

幹事のお仕事は大きく分けると3つ!

当日までの準備、メンバーへの案内、当日の流れの仕切りです。
どうやってこなしていけるのか一つずつ見てみましょう!
 

会社のお花見の幹事に指名された!何を準備すればいいの?

お花見が成功するかは準備のときにかかっているといっては過言ではありません!
ここでしっかり計画しておくと後々らくになりますよ-。

段取りの流れは大まかにみるとこんな感じです・・

お花見の場所・日時を決める
お弁当、飲み物の手配
予算、集金の方法を決める
宴会の進行と開始、乾杯、締めの挨拶など当日流れをくむ
シートや紙コップなどの消耗品の用意
場所取り、片付けの係を決める

結構考えることが多いですよね^^;

色々な係を決めるのが面倒だから全部自分でやってしまおうかな、なんて考える
頑張り屋さんな幹事もいるかも知れませんが、それって要注意!です。

幹事は当日色々と動き回るもの。そこで一人で場所取りをしていたら
何かあったときに対応ができなくなってしまいます。

そこは抱え込まず、同期・後輩と一緒に役割分担をして乗り切りましょう^^

また忘れ物、足りない物があると楽しいお花見が
一気に不便になってしまいます。

必需品&あると便利なものをきちんと用意して「今年の幹事は気が利くね~」
なんて思ってもらっちゃいましょう。

必需品としては・・・

紙コップ、紙皿、割り箸
コレは多めに、人数×3~5くらい用意しておきましょう。
特にコップはいつのまにか自分のがどこかに行ってしまったり、
飲み物を変えたときに新しい物を使ったりするので多めにあるといいですよ。
おつまみ
お弁当を注文していても別におつまみを用意しておきましょう。
水、氷
お酒を用意しているならこれも必要ですね。
ブルーシート、段ボール
シートの下に段ボールを敷くとおしりが痛くなりにくいので、
お花見では定番のセットです!
ガムテープ
シートがめくれないようにテープがあると便利です。
ゴミ袋
きちんと後片付けができるよう大きめのものを用意しておきましょう。
雑巾、軍手
何かをこぼした時や後片付けの時に重宝します。
雑巾、軍手
外で物を食べるときには必須ですね。

そして用意していると「気が利くなぁ」って思ってもらえるものはこれです♪

・カイロ、ブランケット
・コーヒーなどのホットドリンク
・栓抜き、コルク抜き
・カセットコンロ(火気OKであれば豚汁などを作れます)
・小銭
・クーラーボックス
・折りたたみテーブル
・絆創膏
・懐中電灯(夜桜であれば)

リストを作って買い忘れがないようにしましょう~
 



スポンサードリンク

 

会社のお花見の案内状はどうやって書けばいい?

計画が整ったらお花見の案内を出しましょう。

まずは社内だけのお花見の場合です。最近は、連絡事項は全てメールで
行なっている会社も多いので案内メールでもOKです。

件名は「お花見開催のご案内」とします。本文には簡単にお花見があることを
お知らせしてから詳細を書きましょう。

日時
場所
会費と徴収方法
出欠の返事の方法と期限

これらを入れるようにしましょう。
 

そして悩むのが取引先などのお客様を呼ぶお花見の案内状の書き方です。
社外とならばこれはビジネス文書になるので気が張りますよね。
そして内容も若干異なります。

例えば社外であれば大抵招待なので会費についての記載は不要ですね。
また誰宛の案内なのかはっきり分かるようにしておきましょう。

お花見の案内状の例文(社外)
○○株式会社△△部
営業一課長×××様

平成○年○月○日

お花見会のご案内

拝啓

春の日差しが感じられるこの頃ですが、新年度に向けて
ご多忙のことと存じ上げます。

平素より、弊社に対しての多大なるご支援、ご配慮に感謝申し上げます。

つきましては感謝の気持ちとお礼を兼ねました花見会を計画致しましたので
ご案内申しあげます。

日時:○月○日 ○時~○時
場所:○○公園 

最寄り駅までお迎えに上がりますので、ご到着時に○○携帯まで
ご連絡お願い致します。

恐れ入りますが、準備の都合により○月○日迄に
出欠の有無をご連絡頂ければ幸いです。

季節柄、ご多忙中名事は承知しておりますが、この折りに是非とも
親交を深められればと存じます。

敬具

お花見の案内状の例文(社外)

こんな感じですね。失礼にならないようにきちんとした案内文を書いて
当日のお花見を楽しんでいただきましょう^^
 

会社のお花見で当日の挨拶はどのようにすればいい?

当日のお花見会場での幹事からの挨拶も重要になってきます。
これも幹事の大切な仕事ですね。

「挨拶はその場の活きた雰囲気に合わせてすればいいや~」

これ、とっても危険です。当日はバタバタしてそれどころじゃありません。
それに会社の行事なので礼儀をわきまえつつも雰囲気を良くするような
挨拶ができるといいですよね。

例えば

出席への感謝
「本日はお集まり頂きありがとうございます」
桜へのコメント
「暖かい日が続いたので少しひやひやしましたが、ちょうど満開の桜の元で
 お花見ができ、幹事として一安心しているところです」

こんなことを入れると爽やかな挨拶になりますよね。

その後は

開催時間
ゴミ袋の設置場所と捨て方
用意されている食べ物の説明
トイレの場所

などの連絡事項を手短に伝えましょう。

幹事はあくまで仕切り役です。盛り上げ隊長は他の人に頼んじゃいましょう^^
 



スポンサードリンク

コメントを残す